¿QUÉ HACER CON EL ARCHIVO MUERTO DE MI EMPRESA?

¿Qué hacer con el archivo muerto de mi empresa?

Dentro de toda empresa existen pilas y más pilas de documentos que hoy en día no tienen ningún valor, a esto se le denomina: archivo muerto. Almacenar de forma física esos documentos representa un pasivo, ya que se les destina un espacio que podría ser ocupado en otras actividades más lucrativas y requieren un costo de mantenimiento, por ejemplo: cajas, carpetas, grapas, broches, líquidos especiales y estantes.

Por cuestiones fiscales, existen documentos como contratos, declaraciones de impuestos, etc., que se tienen que guardar durante un periodo de cinco años, no obstante, nunca se vuelven a utilizar o si se llegan a requerir, se tiene que destinar a uno o varios empleados para localizarlos.
Al deshacerse del archivo muerto, empresas optan por comprar una trituradora que se deshaga de todos los archivos, sin tomar en cuenta que tener un control de almacenamiento y un respaldo de todo lo relacionado con la empresa es mucho más benéfico.

Digitalización de documentos

Para lograr guardar los documentos de manera digital se recomienda comprar un escaner de escritorio o de formato amplio. Con estos equipos, los trabajadores de la empresa podrán organizar y priorizar por ellos mismos los documentos y tener un archivo digital.

Esta tarea se vuelve mucho más rápida al complementar el escanner con un software que haga todo el trabajo. A dichos programas se les denomina flujos de trabajo y permiten aplicar el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que en vez de guardarlo como un archivo de imagen (JPG) lo convierte en texto legible de forma digital, para ubicar los documentos con una búsqueda rápida.

De forma que por medio del OCR, los archivos siempre serán localizables rápida y sencillamente, así si se necesita una sola copia, pueden imprimir de forma inmediata sin irlo a buscar al archivo muerto de forma física, o pueden compartir el documento digital con otras personas a través de la red o la nube.

Por lo que si aún no sabes qué hacer con las pilas de documentos archivados en tu oficina, es momento de cotizar un escáner y deshacerte de todo ese espacio físico, sin necesidad de perder la información.